Invoice Defect Rate verpflichtend einzuhalten ab April 2021

  • Amazon hat im Juli 2020 die Invoice Defect Rate eingeführt. Gerade kam die Ankündigung rein, dass diese Rate ab dem 05.04.2021 verpflichtend unter 5% gehalten werden muss, ansonsten droht eine Kontosperrung. Hier ein Auszug aus der originalen E-Mail:

    New requirement to maintain Invoice Defect Rate below 5%

    Amazon Business customers require timely invoices (or receipts) for tax and accounting purposes. To help you deliver the invoicing experience that this fast growing segment of customers expects, we introduced the Invoice Defect Rate in July 2020 and since then have been recommending to maintain it under 5%.


    Starting from 5 April 2021, all sellers will be required to adhere to this 5% target to sell on Amazon.co.uk, Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it, and Amazon.es. Failure to comply with this upcoming performance requirement may result in account deactivation.


    If your Invoice Defect Rate is above the 5% target, Amazon can help you improve your performance and receive fewer customer contacts with the following solutions to provide invoices to customers:


    Amazon generated invoices (recommended)


    Amazon can generate VAT invoices or receipts on your behalf at no cost and make them available for customers to download. VAT registered sellers can activate the VAT Calculation Service and benefit from automated invoice generation. Sellers exempt from VAT registration in both EU and the UK can declare their VAT exemption status and benefit from automated receipt generation.


    Invoice upload


    You can upload your own invoices within one business day after shipment either manually via the Manage Orders page, or automatically through a third-party solution or by developing your own solution. Customers will be able to download the invoices directly from their account.


    Please note that invoices sent through the Buyer-Seller messaging are not compliant with the Amazon Business invoicing policy, hence are considered missing and affect your Invoice Defect Rate negatively.


    Visit our dedicated pages to learn more about the Invoice Defect Rate, how to upload your invoices and the VAT Calculation Service.


    Thank you for your continuous commitment to improving the customer experience on Amazon.

  • Echt? Wie machst Du das dann steuerlich? Die Rechnungen werden von amazon gestellt? Der Kunde erhält dann bei der Lieferung keine Rechnung? Die Nicht-Amazon-Rechnungen werden aussortiert und ann die Rechnungen mitgesendet? Was machst Du mit den amazon-Rechnungen in steuerlicher Hinsicht, die in wh-book erstellt worden sind? Es existieren dann für einen Vorgang ja 2 Rechnungen, eine von wh-book, eine von amazon die dann wohl per Mail an den Kunden geht? Wie läuft das mit Sendungen ins Ausland? Erstellt Amazon dann Rechnungen mit entsprechenden MwSt-Sätzen? Welche Vorteile hat diese Geschichte für Dich, abgesehen davon, dass dann die ensprechenden Werbemails für diesen Service hoffentlich unterbleiben? Ich würde mich wirklich freuen, wenn Du mal was zu der Thematik schfreiben würdest.

  • Ich sende grundsätzlich nur Rechnungen in Papierform wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat. Ansonsten nur per Mail über whbook (habe keine Online-Version). Bei den Amazonkunden gibt es von mir dann auch keine Rechnung per Mail. Die Amazonrechnung können sich die Kunden bei Amazon runterladen. Mwst-Sätze stimmen immer, auch im Ausland und bei Businesskunden.


    Für die Steuer sind die Zahlungseingänge und entsprechenden Abrechnungsberichte relevant.


    Und Vorteile... hm, keine großen, außer, dass ich mir den zusätzlichen Klick zur Rechnungsversendung per Mail spare bzw. ist es bei Amazon ja eh nicht möglich eine Rechnung als Anhang zu versenden, sondern nur in Textform.

    Und ich wenn ich selbst was bei Amazon kaufe, bin auch auch froh, wenn der Verkäufer bzw. eben Amazon die Rechnung automatisch zum Download zur Verfügung stellt.

  • Nur das Buch. Bei dir vielleicht anders, weil du andere Stückzahlen hast, aber bei unseren 20-30 täglichen Bestellungen brauch ich das nicht für die Versandabwicklung. Und der Kunde hat doch auch nix davon oder?


    Das mit der Rechnungshinterlegung geht aber nur bei der Onlineversion oder?

  • Das mit der Rechnungshinterlegung geht aber nur bei der Onlineversion oder?

    Es gibt dafür 3 Kriterien:

    • Online Version: Wir hätten sonst keine Möglichkeit, auf die relevanten Daten zuzugreifen.
    • Rechnung muss in whBOOK per Bestellscan (egal ob manuell oder automatisch) angelegt worden sein. Über den Weg kommen die entsprechenden Bestellnummern etc. ins System.
    • Die Versandbestätigung muss über whBOOK gemacht werden. Das ist unser Auslöser, die PDF Rechnung zu erzeugen und zu versenden. Da bei Amazon die Rechnung nach der Versandbestätigung hochgeladen werden soll/muss.

    Mir war bislang niemand bekannt, der die Rechnungen über Amazon selbst erzeugt. Aus dem damaligen Versuch mit dem VIDR Export von Amazon weiß ich zumindest, dass viele Artikel falsche MwSt. hinterlegt haben. Das kann unterschiedliche Gründe haben, aber es war nicht möglich, diese falschen Daten nachträglich zu ändern.


    Wurde der Artikel mit falschen MwSt. Satz bestellt, musste die Rechnung auch so ausgelegt und hochgeladen werden. Deswegen wurde die Anbindung des VIDR von uns nach einigen Monates des hin und hers mit Amazon auf Eis gelegt.

  • Das schöne ist: es zählen auch die von wh hochgeladenen pdfs :)


    Allerdings dauert der upload manchmal ganz schön lange, besonders wenn Montags für viele Bestellungen der Versand bestätigt wird. Dann stoppt der Rechnungsupload auch schon mal und geht erst am Dienstag weiter, wenn wieder eine Versandbestätigung angeschoben wird. Gibt es da irgendwelche limits die das throtteln, Oliver?

    Bisher passt die "Defect Rate" aber, bezieht sich ja auch nur auf Business-Bestellungen.

  • Allerdings dauert der upload manchmal ganz schön lange, besonders wenn Montags für viele Bestellungen der Versand bestätigt wird. Dann stoppt der Rechnungsupload auch schon mal und geht erst am Dienstag weiter, wenn wieder eine Versandbestätigung angeschoben wird. Gibt es da irgendwelche limits die das throtteln, Oliver?

    Bisher passt die "Defect Rate" aber, bezieht sich ja auch nur auf Business-Bestellungen.

    Wir arbeiten die anstehenden Rechnungen immer Schrittweise ab. Das passiert alle 10 Minuten, nachdem die Versandbestätigung gemacht wurde. Und alle 10 Minuten wird alles, was sich im Verzeichnis angesammelt hat, zu Amazon geschoben.


    Wir machen das schrittweise, damit sich die Last auf dem Server in Grenzen hält und damit alle Händler gleichmäßig abgearbeitet werden. Könnte da aber noch etwas an den Zahlen schrauben, damit es etwas schneller geht.